Molte persone continuano ad inviare le loro campagne pubblicitarie (o mailing) utilizzando i classici servizi di posta elettronica come Outlook o Gmail.
Sebbene sia possibile inviare email a più destinatari da Outlook o Gmail (nell’articolo scopriremo come), si tratta di un metodo con non pochi limiti per i seguenti motivi:
- Invio limitato (300 email al giorno su Outlook e 500 email al giorno su Gmail)
- Non c’è un design facilitato (drag-and-drop)
- Nessun feedback sull’efficienza della spedizione (deliverability)
- Aspetti legali legati al GDPR
- C’è il rischio che vengano visualizzati gli indirizzi altrui
Per inviare email promozionali a molti contatti in maniera efficace, è necessario utilizzare uno strumento dedicato o un’ email marketing software come Brevo. Provalo, il free plan permette d’inviare 9.000 email al mese!
Ecco la procedura passo dopo passo per inviare una mail con Outlook e Gmail:
Indice
Inviare email multiple con Outlook
Per farlo:
Outlook, il servizio di invio di email di Microsoft, offre la possibilità di inviare email massive ai tuoi contatti dall’editor di testo di Word.
- Apri Word e crea l’email come sarà inviata ai tuoi destinatari.
- Successivamente clicca su Lettere nella barra multifunzione in alto:
- Clicca su Inizia stampa unione poi Apri file.
- Clicca su Seleziona destinatari > Scegli da contatti di Outlook… Nella finestra Destinatari Stampa unione, seleziona alcuni contatti o selezionali tutti per inviare la tua email massiva a tutti i contatti.
- Clicca sull’icona Finalizza e unisci in alto a destra, poi Invia messaggi.
Come inviare email a più destinatari con Gmail
Scopriamo ora come inviare email a più destinatari senza visualizzare gli indirizzi altrui con Gmail.
Per creare una nuova email Gmail, hai bisogno di Gmail e di Google Drive
- Apri un nuovo Google Doc e scrivi la tua email
- Apri un documento su Google Sheet (foglio di calcolo)
- Clicca su Componenti aggiuntivi poi Installa componenti aggiuntivi :
- Clicca su Yet Another Mail Merge e accetta le autorizzazioni:
- Clicca di nuovo su Componenti aggiuntivi > Yet Another Mail Merge > Inizia il Mail Merge
- Scegli se importare i contatti da Gmail automaticamente o aggiungere gli indirizzi email manualmente.
- Inserisci il nome del mittente poi seleziona la bozza (il primo documento che hai aperto)
- Clicca su Invia X email (in funzione del numero di emails che puoi ancora inviare per quel giorno)
Potenzia il tuo business con l’email marketing!
Non è necessario avere conoscenze tecniche o di informatica, con Brevo puoi creare le tue newsletter in pochi clic.
C’è anche un altro modo per inviare un messaggio di posta elettronica a gruppi di persone con Gmail.
Per creare un nuovo messaggio devi accedere al tuo account Gmail tramite il tuo pc o tramite il cellulare ( basta installare l’applicazione Gmail disponibile sia per ios che per Android).
Se sei sul tuo computer devi cliccare sul pulsante Scrivi che trovi in alto a sinistra, invece se sei sul tuo cellulare devi cliccare sul pulsante a forma di penna che trovi in basso a destra dello schermo.
I passaggi successivi sono simili per entrambi i dispositivi.
Nel campo A digita il destinatario principale o più in generale i destinatari del messaggio. Puoi inserire un gruppo di contatti scrivendo il nome dell’etichetta, oppure puoi inserire un indirizzo mail alla volta.
Puoi mettere in copia conoscenza dei destinatari e per farlo devi cliccare sul campo cc e digitare il nome della lista dei contatti.
Un’altra opzione è quella di inviare l’email con in copia conoscenza nascosta ccn, più avanti ti spiegheremo meglio come fare a inviare email multiple senza vedere gli indirizzi degli altri destinatari.
Nell’apposito campo digita l’oggetto dell’email e nel campo di testo potrai scrivere il testo della tua email.
Abbiamo visto come creare una newsletter con Gmail e inviarla a una lista di distribuzione. Qui di seguito cerchiamo di approfondire l’argomento e capire meglio quali sono i pro e i contro di Microsoft Outlook e Gmail.
Inoltre da febbraio 2024 Gmail applicherà dei nuovi requisisti per i mittenti.
Perché è consigliato usare un vero software per inviare email?
Anche se Gmail e Outlook sembrano essere delle facili opzioni per mandare email multiple, in realtà non sono fatti per questo.
Esistono strumenti specifici per l’invio di campagne email quando si hanno mailing list composte da molti contatti, che utilizzano infrastrutture dedicate: le piattaforme di email marketing.
Sono state create appositamente per le organizzazioni che vogliono inviare email a più destinatari in modo semplice, efficiente e legale.
Ecco 5 motivi per cui i professionisti e i marketer investono in un vero e proprio software di posta elettronica:
Deliverability
La deliverability si riferisce alla capacità delle email multiple di raggiungere le caselle di posta dei destinatari (non la cartella spam). Per saperne di più leggi questo articolo.
L’uso di una vera e propria piattaforma di posta elettronica ti permette di assicurarti che le email che invii vengano ricevute dalla tua lista di contatti.
Il tasso di recapito è il fattore numero 1 quando si tratta di direct mail.
Tra email sbagliate, indirizzi copiati in modo errato, indirizzi dei destinatari non aggiornati e filtri SPAM, la tua email ha molta strada da percorrere prima di raggiungere la casella di posta del destinatario.
Con i client di posta Gmail e Outlook, è quindi molto probabile che una (gran parte) delle email inviate non arrivi non solo nelle inboxes ma addirittura a destinazione!
Tutti i marketer che si rispettano si affidano ai software per l’invio di email che sono stati appositamente progettati per l’invio di email multiple e quindi sono la soluzione per assicurarsi un’ottima deliverability.
Nessun limite per l’invio di email
Per evitare lo SPAM, Gmail limita il numero di email che puoi inviare.
Il limite email Gmail è di 500 al giorno quindi puoi decidere di inviare 500 email separatamente oppure puoi inviare un’email a più destinatari contemporaneamente (la stessa email a 500 destinatari in questo caso).
Il numero massimo di destinatari email Outlook invece è di 300 al giorno.
Se la tua mailing list outlook è di oltre 500 indirizzi, dovrai quindi effettuare l’invio per diversi giorni.
Tieni a mente questo limite per il futuro: la tua mailing list potrebbe crescere più in fretta di quanto tu possa immaginare, anche se oggi non hai ancora 500 contatti!
Per superare questo limite e inviare una newsletter in modo più efficiente, la soluzione è quella di utilizzare una piattaforma di posta elettronica che ti permetta di inviare bulk email e tracciarne i risultati.
Se vuoi approfondire leggi anche: : Messaggi multipli WhatsApp
Statistiche sulle performance
Una volta che la tua email è stata inviata, probabilmente vorrai sapere se i tuoi messaggi sono stati ricevuti, aperti, cliccati e se hanno avuto un impatto.
Una delle chiavi per una strategia di marketing efficace è infatti quella di misurare l’impatto e l’efficacia delle azioni intraprese. È così che si può mettere da parte ciò che non funziona e concentrarsi su ciò che funziona grazie al know how acquisito.
Per esempio puoi creare e testare le subject lines e vedere quale funziona meglio per il tuo pubblico. Attraverso degli A/B test puoi vedere quale delle due versioni ha un migliore tasso di apertura.
Tutte le piattaforme di email marketing offrono statistiche in tempo reale: tassi di open rate, click through rate (sui link presenti nell’email) ma anche statistiche più avanzate che ti permettono di conoscere meglio il tuo pubblico e quindi di far crescere le vendite del tuo ecommerce!
Se vuoi approfondire leggi anche: : Statistiche email marketing: indicatori chiave e trend
Rispetto della normativa sulla privacy (GDPR)
Il GDPR è una legislazione europea che impone un’intera lista di criteri da rispettare per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali, compresi gli indirizzi email.
Se desideri inviare email in formato B2C (Business To Consumer), devi rispettare il regolamento antispam e assicurarti di avere l’autorizzazione dei destinatari.
Ricorda che una lista di contatti deve sempre essere conforme al GDPR e quindi essere opt-in. Devi sempre chiederti: come ho raccolto i contatti? Il popup o i signup forms che ho creato sono opt-in o double opt-in? È molto importante raccogliere la prova del consenso dei contatti prima di inviare le tue email.
È inoltre necessario includere in tutte le email inviate un’opzione per annullare l’iscrizione alle comunicazioni, sia tramite una risposta via email che tramite un link di disiscrizione all’interno di un cta nell’email stessa.
Nel primo caso, dovrai assicurarti di aggiornare manualmente le tue mailing list per non includere più quella persona tra i destinatari dei tuoi prossimi comunicati, per non incorrere in problemi giudiziari.
Su piattaforme di emailing come Brevo, Mailchimp e Mailup invece, tutte le campagne includono un link ad un modulo di cancellazione online, quindi non dovrai preoccuparti di nulla!
I contatti infatti quando cliccheranno su unsubscribe verranno immediatamente messi in blocklist dal sistema e non dovrai più preoccupartene. L’email service pur conservando le loro email addresses all’interno delle tue liste contatti, non li selezionerà al momento dell’invio delle tue email campaigns. Ogni tanto semplificarsi la vita non è poi così male.
In particolare, gli strumenti di gestione dei contatti e dei permessi offerti da Brevo sono essenziali per garantire la conformità alla GDPR quando si inviano regolarmente campagne di direct mail su larga scala.
Se vuoi approfondire leggi anche: : Come creare una mailing list conforme al GDPR>
Evitare che i contatti visualizzino gli indirizzi degli altri destinatari
Come inviare email a più destinatari senza visualizzare gli indirizzi altrui?
Per nascondere i destinatari email con Gmail e Outlook bisogna ricordarsi di inserire gli indirizzi in Ccn che è l’abbreviazione di copia conoscenza nascosta o copia carbone nascosta.
Può capitare però che per una disattenzione i contatti non vengano inseriti in Cnn e che tutti i contatti vedano gli altri contatti che hanno ricevuto quella email.
Per evitare che questo accada ci si deve affidare a una piattaforma di email marketing che permette di selezionare le liste dei destinatari e che assicura al 100% che nessuno dei contatti visualizzerà gli indirizzi altrui. I software sono molto più sicuri perché sono pensati e creati per un invio massivo di email.
Una volta che avrai importato i contatti sulla piattaforma tramite per esempio un file in formato csv, basterà creare l’email campaign, selezionare l’email list, e inviare la campagna.
Facile da creare
Ultimo ma non meno importante: creare un’email su una piattaforma di emailing è nettamente più facile.
La maggior parte delle piattaforme offrono un editor di posta elettronica online facile da usare che ti permetterà di creare bellissime email in html, che possono essere adattate a qualsiasi tipo di supporto (computer, smartphone, tablet…).
Inoltre se sei a corto di idee spesso hai a disposizione degli email templates che ti permettono di avere una base personalizzabile da cui partire e grazie al drag-and-drop potrai trascinare i blocchi già creati che ti basterà modificare.
Integrazione di immagini, pulsanti per fare il redirect ad una pagina web o una landing page, call to action, layout intuitivo: sono tutte funzioni non disponibili in Gmail e Outlook. Grazie a queste funzionalità sarà un gioco da ragazzi, e con un’email design accattivante migliorerai i tuoi risultati e il tasso di coinvolgimento dei tuoi contatti (le email con un design grafico appaiono più professionali e affidabili).
Ora sai come creare mail su Outlook e Gmail, ma conosci anche i limiti di questi strumenti.
A lungo andare, anche se allettanti, queste soluzioni probabilmente non produrranno i risultati che ci si aspetta. Col passare del tempo, potrebbero anche rivelarsi controproducenti e potrebbe essere necessario passare a una piattaforma di posta elettronica professionale.
Perché non iniziare già da oggi col piede giusto? Invia sin da subito 9.000 email gratuite al mese!
