Giugno 25, 2020

Come inviare email a più destinatari con Outlook e Gmail

Tempo di lettura: circa 7 min
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Molte persone continuano ad inviare le loro campagne pubblicitarie (o mailing) utilizzando i classici servizi di posta elettronica come Outlook o Gmail.

Sebbene sia effettivamente possibile inviare email a più destinatari da Outlook o Gmail (nell’articolo scopriremo come), si tratta di un metodo con non pochi limiti per i seguenti motivi:

  • Invio limitato (300 email al giorno su Outlook e 500 email al giorno su Gmail)
  • Non c’è un design facilitato
  • Nessun feedback sull’efficienza della spedizione
  • Aspetti legali

Per inviare email promozionali a molti contatti in maniera efficace, è necessario utilizzare uno strumento dedicato come Sendinblue. Provalo, è gratuito fino a 9.000 email al mese!

Ecco la procedura passo dopo passo per inviare una mail con Outlook e Gmail:

Inviare una mail a più destinatari con Outlook

Per farlo:

Outlook, il servizio di invio di email di Microsoft, offre la possibilità di inviare email massive ai tuoi contatti dall’editor di testo di Word.

  1. Apri Word e crea l’email come sarà inviata ai tuoi destinatari.
  2. Successivamente clicca su Lettere nella barra multifunzione in alto: Outlook
  3. Clicca su Inizia stampa unione poi Apri file.  Contatti-Outlook
  4. Clicca su Seleziona destinatari > Scegli da contatti di Outlook… Nella finestra Destinatari Stampa unione, seleziona alcuni contatti o selezionali tutti per inviare la tua email massiva a tutti i contatti. 
  5. Clicca sull’icona Finalizza e unisci in alto a destra, poi Invia messaggi.

Inviare email a più destinatari con Gmail

Per creare una mailing via Gmail, hai bisogno di Gmail e di Google Drive

  1. Apri un nuovo Google Doc e scrivi la tua email 
  2. Apri un documento su Google Sheet (foglio di calcolo) 
  3. Clicca su Componenti aggiuntivi poi Installa componenti aggiuntivi :componenti-aggiuntivi
  4. Clicca su Yet Another Mail Merge e accetta le autorizzazioni:yet-another-mail-merge
  5. Clicca di nuovo su Componenti aggiuntivi > Yet Another Mail Merge > Inizia il Mail Merge
  6. Scegli se importare i contatti da Gmail automaticamente o aggiungere gli indirizzi email manualmente. 
  7. Inserisci il nome del mittente poi seleziona la bozza (il primo documento che hai aperto) 
  8. Clicca su Invia X email (in funzione del numero di emails che puoi ancora inviare per quel giorno)

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Non è necessario avere conoscenze tecniche o di informatica, con Sendinblue puoi creare le tue newsletter in pochi clic.

 

Perché è consigliato usare un vero software per inviare email?

Anche se Gmail e Outlook sembrano essere delle facili opzioni per l’invio di email multiple, in realtà non sono fatti per questo.

Esistono strumenti specifici per l’invio di campagne email quando si hanno mailing list composte da molti contatti, che utilizzano infrastrutture dedicate: le piattaforme di email marketing.

Sono state create appositamente per le organizzazioni che vogliono inviare email in modo semplice, efficiente e legale.

Ecco 5 motivi per cui i professionisti investono in un vero e proprio software di posta elettronica:

Deliverability

La deliverability si riferisce alla capacità delle email multiple di raggiungere le caselle di posta dei destinatari (non la cartella spam). Per saperne di più leggi questo articolo.

L’uso di una vera e propria piattaforma di posta elettronica ti permette di assicurarti che le email che invii vengano ricevute!

Il tasso di recapito è il fattore numero 1 quando si tratta di direct mail.

Tra email sbagliate, indirizzi copiati in modo errato, indirizzi non aggiornati e filtri SPAM, la tua email ha molta strada da percorrere prima di raggiungere la casella di posta del destinatario.

Con Gmail e Outlook, è quindi molto probabile che una (gran parte) delle email inviate non arrivi mai a destinazione!

Il software per l’invio di email è stato appositamente progettato per l’invio di email multiple e quindi aumenta la tua deliverability.

Nessun limite per l’invio di email

Per evitare lo SPAM, Gmail limita il numero di email che puoi inviare.
Il limite email Gmail è di 500 al giorno quindi puoi decidere di inviare 500 email separatamente oppure puoi inviare un’email a più destinatari contemporaneamente (la stessa email a 500 destinatari in questo caso).

Il numero massimo destinatari email Outlook invece è di 300 al giorno.

Se la tua mailing list outlook è di oltre 500 indirizzi, dovrai quindi effettuare l’invio per diversi giorni.

Tieni a mente questo limite per il futuro – la tua mailing list potrebbe crescere più in fratta di quanto tu possa immaginare, anche se oggi non hai 500 contatti!

Per superare questo limite e inviare un mailing in modo più efficiente, la soluzione è quella di utilizzare una piattaforma di posta elettronica.

Statistiche sulle performance

Una volta che la tua email è stata inviato, probabilmente vorrai sapere se i tuoi messaggi sono stati ricevuti, aperti, cliccati e se hanno avuto un impatto.

Una delle chiavi per una strategia di marketing efficace è infatti quella di misurare l’impatto e l’efficacia delle azioni intraprese. È così che si può mettere da parte ciò che non funziona e concentrarsi su ciò che funziona.

Tutte le piattaforme di email marketing offrono statistiche in tempo reale: tassi di apertura delle email, click through rate (sui link presenti nell’email) ma anche statistiche più avanzate che ti permettono di conoscere meglio il tuo pubblico – e quindi di far crescere le tue vendite!

Se vuoi approfondire leggi anche: : Statistiche email marketing: indicatori chiave e trend

Rispetto della normativa sulla privacy (GDPR)

Il GDPR è una legislazione europea che impone un’intera lista di criteri da rispettare per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali – compresi gli indirizzi email.

Se desideri inviare email in formato B2C (Business To Consumer), devi assicurarti di avere l’autorizzazione dei destinatari.

È inoltre necessario includere in tutte le email inviate un’opzione per annullare l’iscrizione alle comunicazioni – sia tramite una risposta via email che tramite un link di disiscrizione all’interno dell’email stessa.

Nel primo caso, dovrai assicurarti di aggiornare manualmente le tue mailing list per non includere più quella persona tra i destinatari dei tuoi prossimi comunicati, per non incorrere in problemi giudiziari.

Su piattaforme di emailing come Sendinblue, tutte le campagne includono un link ad un modulo di cancellazione online, quindi non dovrai preoccuparti di nulla!

Soprattutto, gli strumenti di gestione dei contatti e dei permessi offerti da questa piattaforma sono essenziali per garantire la conformità alla RGPD quando si inviano regolarmente campagne di direct mail su larga scala.

Se vuoi approfondire leggi anche: : Come creare una mailing list conforme al GDPR>

Facile da creare

Ultimo ma non meno importante: creare un’email su una piattaforma di emailing è nettamente più facile.

La maggior parte delle piattaforme offrono un editor di posta elettronica online facile da usare che ti permetterà di creare bellissime email in html, che possono essere adattate a qualsiasi tipo di supporto (computer, smartphone, tablet…).

Integrazione di immagini, pulsanti per fare il redirect ad una pagina web, layout intuitivo: sono tutte funzioni non disponibili in Gmail e Outlook. Grazie a queste funzionalità la vita sarà più facile, e miglioreranno i tuoi risultati e il tasso di coinvolgimento dei tuoi contatti (le email con un design grafico appaiono più professionali e affidabili).

Ora sai come creare mail su Outlook e Gmail, ma conosci anche i limiti di questi strumenti.

A lungo andare, anche se allettanti, queste soluzioni probabilmente non produrranno i risultati che ci si aspetta. Col passare del tempo, potrebbero anche rivelarsi controproducenti e potrebbe essere necessario passare a una piattaforma di posta elettronica professionale.

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